Nhân viên lễ tân

• Thực hiện lưu trữ hồ sơ pháp lý công ty, nhận bàn giao hồ sơ/tài liệu của các phòng ban (ngoài trừ phòng Kế toán) có nhu cầu lưu trữ hồ sơ theo đúng trình tự, quy định của Quy trình kiểm soát hồ sơ/ tài liệu
• Theo dõi thời gian tiếp nhận, lưu trữ, mượn/ trả hồ sơ/ tài liệu lưu trữ, tủ sách Betrimex tại Bến Tre
• Bảo quản tất cả hồ sơ/ tài liệu lưu trữ.
• Lên danh mục và cập nhật kịp thời, truy suất khi có yêu cầu.
• Phối hợp với đơn vị thực hiện khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm soát hồ sơ/ tài liệu lưu trữ.
• Theo dõi và đề xuất các công cụ, dụng cụ, phương tiện liên quan đến công tác lưu trữ hồ sơ
• Báo cáo kịp thời công việc theo yêu cầu của cấp trên.
• Công tác văn thư đến: tiếp nhận văn thư đến hàng ngày, xử lý nhanh chóng và đảm bảo chuyển đến các đơn vị liên quan kịp thời và chính xác.
• Công tác văn thư đi: tiếp nhận và phân phối kịp thời nhanh chóng các loại văn thư đi, văn bản nội bộ, hợp đồng và các chứng từ liên quan kế toán tài chính của các đơn vị hàng ngày.
• Theo dõi, ghi nhận số Thông báo, Quyết định, công văn đi, đến, theo dõi và thực hiện lưu trữ theo đúng quy định
• Quản lý con dấu (kiểm tra, theo dõi, đóng dấu văn bản và ghi nhận vào Sổ theo dõi đóng dấu văn bản). Kiểm tra thông tin ủy quyền trước khi đóng dấu.

2. Đảm trách công tác Lễ tân tại Tòa nhà Văn phòng – Phong Nẫm:

• Trực tổng đài điện thoại Công ty
• Đón tiếp khách đến liên hệ làm việc tại Công ty.
• Quản lý phòng họp khu vực Phong Nẫm: Tiếp nhận thông tin, sắp xếp, bố trí phòng họp theo yêu cầu. Liên hệ xử lý các vấn đề liên quan.
• Đặt khách sạn, vé máy bay, đặt hoa
• Công chứng, dịch thuật, sao y hồ sơ.

3.. Thực hiện thanh toán chi phí

• Thanh toán chi phí hàng tháng: Chi phí hành chính, sao y công chứng, internet, điện, nước, bưu phí EMS, gửi chứng từ hàng hóa, chi phí sim điện thoại trả sau, khách sạn, vé máy bay, hoa tươi.